DCA Assignment Tally 5 answers in Hindi awesome

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DCA Assignment Tally

Table of Contents

• 1. Journal, Ledger, Cash Book एवं Balance Sheet क्या है?
• 2. New Company Creation को समझाइए
• 3. Tally के Screen Main Components को समझाइए।
• 4. Budget क्या है? Budget के Create, Alter एवं Delete को समझाइए।
• 5. Tally में Import एवं Export क्या है समझाइए।

1. Journal, Ledger, Cash Book एवं Balance Sheet क्या है?

यहां पर Journal, Ledger, Cash Book, और Balance Sheet के बारे में संक्षिप्त जानकारी दी गई है:

1. Journal

Journal (या पुस्तक-तारीख) एक वित्तीय रिकॉर्ड है जहाँ सभी लेन-देन को पहले दर्ज किया जाता है। इसे “प्राथमिक पुस्तक” भी कहा जाता है। इसमें निम्नलिखित विशेषताएँ होती हैं:

• लेन-देन की क्रमबद्धता: सभी लेन-देन को समय के अनुसार रिकॉर्ड किया जाता है।
• डेबिट और क्रेडिट: हर लेन-देन के लिए डेबिट और क्रेडिट की प्रविष्टियाँ की जाती हैं।
• विवरण: प्रत्येक लेन-देन का एक संक्षिप्त विवरण भी होता है।

2. Ledger

Ledger एक खाता बही है, जिसमें Journal से सभी लेन-देन को वर्गीकृत किया जाता है। इसे “माध्यमिक पुस्तक” कहा जा सकता है। इसकी मुख्य विशेषताएँ हैं:

• खातों का वर्गीकरण: विभिन्न खातों (जैसे कैश, बैंक, बिक्री, खरीद) के अनुसार लेन-देन को अलग-अलग रखा जाता है।
• उपयोगिता: Ledger का उपयोग प्रत्येक खाते की स्थिति और लेन-देन का रिकॉर्ड देखने के लिए किया जाता है।
• फिनिशिंग टोटल: हर खाते का कुल डेबिट और क्रेडिट योग भी दिखाया जाता है।

3. Cash Book

Cash Book एक विशेष प्रकार की खाता बही है, जिसमें सभी नकद लेन-देन का रिकॉर्ड रखा जाता है। इसकी विशेषताएँ हैं:

• नकद लेन-देन: Cash Book में केवल नकद से संबंधित लेन-देन दर्ज होते हैं, जैसे कैश प्राप्त करना और कैश का खर्च।
• दोहरी प्रविष्टि: यह एक डेबिट और एक क्रेडिट साइड के साथ होती है, जिससे नकद का वास्तविक स्टेटस देखा जा सकता है।
• संतुलन: Cash Book में दैनिक संतुलन और कुल नकद की स्थिति दिखाई देती है।

4. Balance Sheet

Balance Sheet एक वित्तीय विवरण है, जो किसी कंपनी की संपत्ति, देनदारियों और स्वामित्व का एक समय विशेष पर विवरण प्रस्तुत करता है। इसकी मुख्य विशेषताएँ हैं:

• संपत्ति और देनदारियां: इसमें कंपनी की सभी संपत्तियाँ (Assets) और देनदारियाँ (Liabilities) का विवरण होता है।
• संतुलन: यह सिद्धांत के अनुसार होती है कि कुल संपत्तियाँ कुल देनदारियों और शेयरधारकों के पूंजी के बराबर होती हैं (Assets = Liabilities + Equity)।
• आर्थिक स्थिति: Balance Sheet से यह पता चलता है कि कंपनी की वित्तीय स्थिति क्या है और उसके पास क्या संसाधन हैं।

2. New Company Creation को समझाइए

Tally एक प्रमुख अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर है, जिसका उपयोग व्यवसायों में वित्तीय लेन-देन को प्रबंधित करने के लिए किया जाता है। जब आप Tally में एक नई कंपनी बनाना चाहते हैं, तो आपको कुछ सरल चरणों का पालन करना होता है। यहाँ पर Tally में नई कंपनी बनाने की प्रक्रिया को समझाया गया है:

Tally में नई कंपनी बनाने के चरण

1. Tally सॉफ़्टवेयर खोलें:
   • सबसे पहले, अपने कंप्यूटर पर Tally सॉफ़्टवेयर खोलें।
2. मेन्यू पर जाएं:
   • Tally खोलने के बाद, आपको एक मेन्यू दिखाई देगा। वहाँ “Create a Company” या “Company Info” विकल्प चुनें।
3. नया कंपनी विकल्प चुनें:
   • “Create” पर क्लिक करें। इससे आपको नई कंपनी बनाने के लिए आवश्यक विवरण भरने के लिए एक फॉर्म दिखाई देगा।
4. कंपनी के विवरण भरें:
   • कंपनी का नाम: अपने व्यवसाय का नाम दर्ज करें।
   • पंजीकरण संख्या: यदि आपके पास कोई पंजीकरण संख्या है, तो उसे दर्ज करें।
   • पता: कंपनी का पता भरें (शहर, राज्य, पिनकोड के साथ)।
   • कॉन्टैक्ट नंबर: कंपनी का फोन नंबर डालें।
   • ईमेल आईडी: यदि उपलब्ध हो, तो कंपनी का ईमेल पता भी भरें।
   • रु. पर आरंभिक पूंजी: व्यवसाय की शुरुआत के लिए पूंजी का राशि दर्ज करें।
   • वित्तीय वर्ष की प्रारंभ तिथि: जिस तारीख से आप वित्तीय वर्ष शुरू करना चाहते हैं, वह तारीख भरें।
   • डिफ़ॉल्ट मुद्रा: अपनी व्यवसाय की मूल मुद्रा का चयन करें।
5. सेटिंग्स को कस्टमाइज़ करें:
   • यदि आवश्यक हो, तो कंपनी के लिए कस्टम सेटिंग्स चुनें, जैसे कि VAT, GST, या अन्य टैक्स संबंधित सेटिंग्स।
6. कंपनी बनाने की पुष्टि करें:
   • सभी विवरण भरने के बाद, “Save” बटन पर क्लिक करें। इससे नई कंपनी का रिकॉर्ड Tally में बन जाएगा।
7. कंपनी में प्रवेश:
   • नई कंपनी बनाने के बाद, आप Tally के मुख्य मेन्यू पर वापस आ जाएंगे। अब आप अपनी कंपनी का चयन करके उसमें प्रवेश कर सकते हैं और अपने लेन-देन दर्ज कर सकते हैं।

3. Tally के Screen Main Components को समझाइए।

Tally के स्क्रीन में विभिन्न घटक होते हैं, जो उपयोगकर्ताओं को अधिकतम दक्षता और उपयोगिता प्रदान करते हैं। यहां इन घटकों का विस्तृत विवरण दिया गया है:

1. Title Bar

• विवरण: यह Tally के शीर्ष पर होता है। इसमें सॉफ़्टवेयर का नाम (“Tally Prime” या “Tally ERP 9”) और वर्तमान में खोली गई कंपनी का नाम प्रदर्शित होता है।
• उपयोगिता: यह उपयोगकर्ताओं को यह जानने में मदद करता है कि वे किस कंपनी में काम कर रहे हैं और यह सुनिश्चित करता है कि वे सही डेटा पर काम कर रहे हैं।

2. Menu Bar

• विवरण: यह शीर्ष पर एक क्षैतिज पट्टी है जिसमें विभिन्न मेनू होते हैं। यहाँ से उपयोगकर्ता विभिन्न कार्य कर सकते हैं जैसे:
  • Gateway of Tally: मुख्य पृष्ठ।
  • Accounts Info: खाता और सूचना प्रबंधन।
  • Inventory Info: इन्वेंट्री प्रबंधन।
  • Reports: विभिन्न रिपोर्ट्स जैसे बैलेंस शीट, लाभ और हानि खाता।
• उपयोगिता: यह ब्राउज़िंग और विभिन्न कार्यों को करने के लिए एक सरल इंटरफेस प्रदान करता है।

3. Gateway of Tally

• विवरण: यह Tally का मुख्य प्रवेश बिंदु है। यहां से आप नई कंपनी बना सकते हैं, मौजूदा कंपनियों को खोल सकते हैं, और विभिन्न रिपोर्ट्स देख सकते हैं।
• उपयोगिता: यह सभी कार्यों के लिए एक केंद्रीकृत स्थान है, जिससे उपयोगकर्ताओं को किसी भी कार्य को जल्दी और आसानी से करना संभव होता है।

4. Message Area

• विवरण: यह क्षेत्र स्क्रीन के नीचे होता है। यहां Tally द्वारा प्रदर्शित विभिन्न संदेश और सूचनाएँ होती हैं, जैसे:
  • सफलतापूर्वक लेन-देन दर्ज करने की सूचना।
  • त्रुटि संदेश यदि कोई डेटा गलत है।
• उपयोगिता: यह उपयोगकर्ताओं को उनके कार्यों के बारे में तत्काल जानकारी प्रदान करता है, जिससे वे आवश्यक सुधार कर सकें।

5. Information Panel

• विवरण: यह दाईं ओर होता है और इसमें कंपनी का नाम, दिनांक, समय, और उपयोगकर्ता का नाम प्रदर्शित होता है।
• उपयोगिता: यह उपयोगकर्ताओं को कार्य के संदर्भ में आवश्यक जानकारी प्रदान करता है, जिससे वे सही निर्णय ले सकें।

6. Shortcut Keys

• विवरण: Tally में कई शॉर्टकट कुंजियाँ होती हैं जो विभिन्न कार्यों को जल्दी करने के लिए उपयोग की जाती हैं।
• उपयोगिता: ये कुंजियाँ उपयोगकर्ताओं को समय बचाने और कार्यों को तेजी से करने में मदद करती हैं। जैसे, “F1” मदद के लिए, “F2” दिनांक बदलने के लिए आदि।

7. Input Area

• विवरण: जब आप कोई विशेष कार्य (जैसे Journal Entry) करते हैं, तो इनपुट क्षेत्र दिखाई देता है जिसमें आप आवश्यक विवरण भरते हैं। यह क्षेत्र विभिन्न फील्ड्स में विभाजित होता है, जैसे:
  • दिनांक
  • खाता नाम (डेबिट/क्रेडिट)
  • राशि
  • विवरण
• उपयोगिता: यह उपयोगकर्ताओं को लेन-देन की जानकारी को व्यवस्थित ढंग से दर्ज करने की अनुमति देता है।

8. Report Area

• विवरण: जब आप किसी रिपोर्ट (जैसे Profit & Loss Statement) का चयन करते हैं, तो यह क्षेत्र रिपोर्ट का विवरण प्रदर्शित करता है। इसमें ग्राफ़ और सारणीबद्ध जानकारी शामिल हो सकती है।
• उपयोगिता: यह उपयोगकर्ताओं को वित्तीय डेटा का विश्लेषण करने और आवश्यक निर्णय लेने में मदद करता है।

9. Status Bar

• विवरण: यह स्क्रीन के नीचे होता है और इसमें विभिन्न उपयोगी जानकारी होती है, जैसे:
  • कुल लेन-देन की संख्या
  • वर्तमान खाता
  • कस्टमाइज़ेशन विकल्प जैसे कि रिपोर्ट की फाइलिंग या डेटा आयात/निर्यात।
• उपयोगिता: यह उपयोगकर्ताओं को वर्तमान स्थिति का त्वरित अवलोकन देता है और उनके कार्य को प्रभावी बनाता है।

10. Footer

• विवरण: स्क्रीन के निचले हिस्से में कुछ सूचना या निर्देश होते हैं, जैसे उपयोगकर्ता को उपयोग करने के लिए सुझाव।
• उपयोगिता: यह उपयोगकर्ताओं को अन्य कार्यों या विकल्पों के बारे में जानकारी प्रदान करता है।

4. Budget क्या है? Budget के Create, Alter एवं Delete को समझाइए।

Budget क्या है?

Budget एक वित्तीय योजना है, जो किसी संगठन या व्यक्ति के आय और व्यय का एक अनुमानित खाता प्रस्तुत करता है। यह भविष्य के वित्तीय लक्ष्यों को निर्धारित करने, संसाधनों का प्रबंधन करने, और खर्चों पर नियंत्रण रखने के लिए महत्वपूर्ण है। बजट का उपयोग विभिन्न उद्देश्यों के लिए किया जा सकता है, जैसे:

• लागत प्रबंधन: खर्चों पर नियंत्रण रखना और अनावश्यक खर्चों को कम करना।
• वित्तीय लक्ष्य: भविष्य की योजनाओं के लिए लक्ष्य निर्धारित करना।
• निवेश की योजना: किसी विशेष परियोजना या गतिविधियों के लिए वित्तीय संसाधनों का आवंटन।

Budget के Create, Alter एवं Delete

1. Budget Create करना

Tally में बजट बनाने के लिए निम्नलिखित चरणों का पालन करें:

• Tally खोलें: Tally सॉफ़्टवेयर खोलें और अपनी कंपनी में लॉगिन करें।
• Gateway of Tally पर जाएं: मुख्य मेन्यू में “Gateway of Tally” पर क्लिक करें।
• Budget & Controls चुनें: “Accounts Info” पर जाएं, फिर “Budgets” और “Create” का चयन करें।
• बजट का नाम: एक उपयुक्त नाम दें (जैसे “2024 का बजट”)।
• विवरण भरें:
  • बजट की अवधि: बजट का प्रारंभ और समाप्ति तिथि दर्ज करें।
  • खातों का चयन: उन खातों का चयन करें जिनके लिए आप बजट बनाना चाहते हैं (जैसे बिक्री, खर्च, आदि)।
  • राशि: हर खाते के लिए निर्धारित बजट राशि भरें।
• सेव करें: सभी विवरण भरने के बाद “Save” पर क्लिक करें।

2. Budget Alter करना

बजट में परिवर्तन करने के लिए निम्नलिखित कदम उठाएं:

• Tally खोलें: Tally सॉफ़्टवेयर में अपनी कंपनी में लॉगिन करें।
• Gateway of Tally पर जाएं: “Gateway of Tally” पर क्लिक करें।
• Budget & Controls चुनें: “Accounts Info” पर जाएं, फिर “Budgets” और “Alter” का चयन करें।
• बजट का चयन करें: उस बजट का चयन करें जिसे आप संशोधित करना चाहते हैं।
• विवरण संशोधित करें: आवश्यक परिवर्तन करें, जैसे राशि, अवधि या खातों में परिवर्तन।
• सेव करें: सभी परिवर्तनों के बाद “Save” पर क्लिक करें।

3. Budget Delete करना

बजट को हटाने के लिए निम्नलिखित चरणों का पालन करें:

• Tally खोलें: Tally सॉफ़्टवेयर में अपनी कंपनी में लॉगिन करें।
• Gateway of Tally पर जाएं: “Gateway of Tally” पर क्लिक करें।
• Budget & Controls चुनें: “Accounts Info” पर जाएं, फिर “Budgets” और “Delete” का चयन करें।
• बजट का चयन करें: उस बजट का चयन करें जिसे आप हटाना चाहते हैं।
• हटाएँ: “Yes” पर क्लिक करके हटाने की पुष्टि करें।

5. Tally में Import एवं Export क्या है समझाइए।

Tally में Import और Export डेटा प्रबंधन के महत्वपूर्ण तरीके हैं। ये आपको विभिन्न डेटा सेट्स को एक सिस्टम से दूसरे सिस्टम में स्थानांतरित करने में मदद करते हैं।

Import:

• परिभाषा: Import का मतलब है किसी बाहरी स्रोत से डेटा को Tally में लाना।
• उपयोग: इसका उपयोग तब किया जाता है जब आपको किसी अन्य प्रणाली से डेटा, जैसे कि Excel फाइल या किसी अन्य अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर, को Tally में लाना हो।
• प्रक्रिया:
  1. Tally में “Import” विकल्प चुनें।
  2. उस फाइल का पथ दर्ज करें जिसे आप इम्पोर्ट करना चाहते हैं।
  3. आवश्यक सेटिंग्स और प्रारूप चुनें।

Export:

• परिभाषा: Export का मतलब है Tally से डेटा को एक बाहरी फॉर्मेट में निकालना।
• उपयोग: इसका उपयोग तब किया जाता है जब आप Tally में मौजूद डेटा को किसी अन्य प्रणाली, जैसे कि Excel, PDF, या किसी अन्य सॉफ़्टवेयर में भेजना चाहते हैं।
• प्रक्रिया:
  1. Tally में “Export” विकल्प चुनें।
  2. वह डेटा या रिपोर्ट चुनें जिसे आप एक्सपोर्ट करना चाहते हैं।
  3. फाइल का प्रारूप और स्थान निर्धारित करें।

फायदे:

• सुविधा: Import और Export प्रक्रियाएँ डेटा को आसानी से स्थानांतरित करने की सुविधा देती हैं।
• सटीकता: यह प्रक्रिया मैन्युअल एंट्री में होने वाली गलतियों को कम करती है।
• समय की बचत: बड़ी मात्रा में डेटा को तेजी से स्थानांतरित करने में मदद करती हैं।

इस प्रकार, Tally में Import और Export आपके डेटा प्रबंधन को और अधिक कुशल और प्रभावी बनाते हैं।